Todos coincidiremos en esta afirmación: para nuestra empresa, sea del sector que sea, es muy beneficioso e incluso esencial, participar como expositor en eventos clave de su industria. Dentro de la estrategia de Marketing, la asistencia anual a ferias y congresos debemos planificarla cuidadosamente, tanto a la hora de escoger los eventos, como en el cálculo del presupuesto que dedicaremos a ello.

Pero hay un concepto en esta era de la conciencia medioambiental, que ha irrumpido como uno de los elementos más influyentes en nuestra planificación: la sostenibilidad. En ella vamos a centrarnos, para intentar ofreceros una guía de cómo planificar el presupuesto de ferias y congresos del próximo año, teniendo en cuenta las tendencias al ahorro mediante el reciclaje, así como la reutilización de materiales en varios stands.

Guía para planificar un presupuesto sostenible de asistencia a eventos

  1. Investiga las tendencias sostenibles. Antes de asignar recursos económicos, es importante que conozcas las tendencias actuales en sostenibilidad. Saber las preferencias de los asistentes y las políticas de los organizadores en relación a la sostenibilidad es básico: reducción de residuos, uso de materiales ecológicos, promoción de energía renovable en el evento, y recorte de los tiempos de montaje para incentivar el uso de sistemas de montaje rápidos y reutilizables.
  1. Fija objetivos sostenibles. Define unas metas claras respecto a la sostenibilidad que quieres conseguir en el evento. Por ejemplo la reducción de las emisiones de carbono, la minimización de residuos en general y de los plásticos en particular, o la promoción de una movilidad sostenible para los asistentes. Establecer estos objetivos medibles, te ayudará a orientar tus esfuerzos hacia prácticas más sostenibles.
  1. Presupuesto detallado. Elabora un presupuesto detallado que refleje tus objetivos de sostenibilidad. Incluye los costes estimados para la construcción de stands, diseño gráfico, impresión de materiales, transporte y alojamiento. Aquí no te olvides de incluir los costes relacionados con las prácticas sostenibles, como la compra de materiales reciclados o la implementación de tecnología energéticamente eficiente en tus stands (esto último vamos a desarrollarlo más detenidamente, en el próximo paso de nuestra guía).
  1. Recicla y reutiliza materiales. Una de las formas más efectivas de ahorrar dinero y reducir la huella ecológica cuando participas en ferias y congresos, es reciclando y reutilizando materiales en tus stands. Para ello considera algunas cosas:

    • Diseños y decoraciones que puedan ser fácilmente desmontados y reutilizados en futuros eventos. En este punto, queremos decirte que desde rosa estudi, podemos ofrecerte un sistema 100% reutilizable como el Lighting Wall. Muy versátil, de fácil transporte y montaje sin herramientas. En este link, puedes saber más sobre este producto: https://www.rosaestudi.com/stands/lighting-wall/

 

    • Uso de materiales reciclados o reciclables. Esta práctica no solamente demuestra tu compromiso con la responsabilidad ambiental, sino que puede resultar en diseños más atractivos y funcionales. Por eso vamos a dedicarle una mirada más profunda que te proporcione inspiración y te oriente mejor en este sentido.
      • Maderas certificadas. Si no has optado por sistemas como el Lighting Wall o has escogido una combinación de estos sistemas junto con madera para tu stand, opta por maderas originarias de bosques gestionados de manera responsable, tanto para la estructura de tu stand como para el mobiliario.
      • Materiales reciclados. Esta es una manera efectiva de reducir la demanda de recursos naturales. Paneles de plástico reciclado, vidrio o papel reciclado son opciones populares. Y para los accesorios y muebles, también sigue esta tendencia, con materiales como el cartón corrugado. Paralelamente, reutiliza todos los elementos que puedas en los máximos stands posibles.
      • Materiales biodegradables y con bajo impacto medioambiental. En este punto incluimos para la estructura y mobiliario, materiales como el cartón o el bambú. Para construcciones temporales son resistentes y tienen un impacto medioambiental bajo. También incluimos la sustitución en la medida de lo posible, de los vinilos o materiales plásticos para gráfica, por telas sostenibles como algodón orgánico, lino o tejidos reciclados. En cuanto a pinturas para el stand y tintas para las impresiones gráficas, exige productos con bajo contenido en compuestos orgánicos volátiles (COV), para paliar la contaminación del aire. Por último, en cuanto al suelo de tu stand, si usas moquetas o alfombras, sigue con la idea de utilizar materiales biodegradables o reciclables, como yute o sisal.
      • Iluminación eficiente LED. Opta por esta iluminación, ahorrarás energía, ya que es de bajo consumo, eficiente, y te ayudará a reducir los costes operativos a lo largo del evento.
    • Fomenta la colaboración con otros expositores para reducir costes y desperdicios. Comparte materiales y recursos, como por ejemplo compartir el vehículo que transporta los materiales para construir vuestros respectivos stands, acordar el mismo proveedor de montaje y desmontaje de los stands…Todo aquello que contribuya a optimizar gastos y recursos será clave, para hacer más sostenible tu presupuesto anual.
  1. Evalución y mejora contínua. Una vez acabada tu participación en cada feria o congreso, es importante que evalúes tus logros en términos de sostenibilidad y eficiencia presupuestaria. Analizar lo que funcionó y lo que se puede mejorar para el futuro, te permitirá ajustar tu estrategia y presupuesto, para maximizar la sostenibilidad y el ahorro en eventos posteriores.

Resumiendo, la planificación del presupuesto para ferias y congresos del próximo año, debe tener en cuenta la sostenibilidad como un elemento central. Esperamos que los pasos anteriores te ayuden no solo a ahorrar dinero y a crecer económicamente, sino también a contribuir con la protección del medio ambiente y a mejorar la imagen de tu empresa. Todo ello, en un mundo cada vez más consciente de que la sostenibilidad no es solo una tendencia, sino una necesidad.