¿Desde cuándo existen lo que conocemos como ferias? Pues ya hay constancia de ellas desde el siglo VII y más adelante en la Baja Edad Media, sabemos que artesanos y mercaderes se trasladaban a puntos entre rutas comerciales. Allí donde hubiese grandes concentraciones de gente, vendían sus productos y establecían relaciones de negocios.

Así, a lo largo de la historia, hemos ido evolucionando en el sector, hasta llegar a 2023, que tras la pandemia parece que la celebración de eventos va recuperando el volumen previo a 2020, según previsión de AFE. Obviamente, las ferias y congresos actuales nada tienen que ver con los medievales originarios. Uno de los motivos de la imparable evolución de los eventos, es que los profesionales de entre 20 y 44 años ya son cerca del 40% del público asistente (según último informe de la empresa Freeman). Este dato implica que el sector de los eventos, para seguir siendo relevante, debe adaptarse y abrirse a este nuevo público, demostrando que puede ofrecerles todo lo necesario para desarrollarse profesionalmente (conectar con otros profesionales, vivir experiencias educativas, disfrutar nuevos formatos de stands que transmitan la información de forma innovadora, ir más allá del evento encontrando interacción antes y después del mismo…).

En el futuro de las ferias y congresos, siempre presente la tecnología

Cuando miramos hacia adelante, todas las características que reunirán los eventos del futuro a corto y largo plazo, pasan por la influencia de la tecnología. Esta nos permite ir incorporando esos cambios que eran impensables, hace tan solo 20 o 25 años atrás.

Eventos sostenibles

Cada vez más, las nuevas generaciones están concienciadas en la lucha contra el cambio climático. Por tanto, la sostenibilidad es clave para atraerles a los eventos. No es fácil hacer las ferias y congresos más sostenibles, requiere esfuerzo por parte de expositores, proveedores, organizadores y recintos feriales. El uso de iluminación LED y energías renovables, moquetas fabricadas con material reciclado, clasificación de residuos, fuentes para rellenar de agua tu propia botella, son ejemplos de que organizadores y recintos lo están intentando.

En cuanto a expositores y proveedores, estas empresas tienen también sus objetivos de responsabilidad medioambiental. Lo notamos en la sustitución de papel y plástico por dispositivos digitales. También en la apuesta por decoraciones minimalistas, con elementos naturales con certificación de gestión forestal sostenible, o bien reciclados. En muchos casos, los elementos de montaje y decoración se reutilizan y a veces son sistemas rígidos o flexibles sin PVC, lonas reciclables y tintas al agua que no contaminan. Además, la incorporación a los stands de videowalls o ledwalls como elementos “efecto Wow”, a la par que divulgativos y publicitarios, deja obsoletos otras piezas que no serían ni reutilizables ni sostenibles. Todos estos cambios e incorporaciones se focalizan en reducir la huella de carbono. Queda entonces demostrado, que la tecnología tiene un papel imprescindible en la aparición de estos avances hacia la sostenibilidad.

Eventos con nuevos formatos

A parte de los avances sostenibles, la tecnología también hace posible que el modelo tradicional de ferias y congresos se quede atrás y se busquen nuevos formatos, para captar sobre todo la atención del visitante más joven, que quizá va por primera vez a una exposición. En estos nuevos formatos, se apuesta fuerte por experiencias inmersivas cuya interacción transforma el stand y por tanto la marca, en algo perdurable en la memoria de los visitantes. Videojuegos o tours de realidad virtual combinados a veces con photocalls, contribuirán a crear un vínculo emocional con el visitante, cuya relación con la marca será más duradera.

También se cuenta cada vez más con áreas privadas, donde los asistentes al evento pueden conectar sus dispositivos para trabajar, contestar e-mails, hacer videoconferencias…Gracias a la tecnología, asistir a una feria o congreso no te impide continuar trabajando en remoto y atender otros asuntos. En estas áreas, también se puede hacer “networking”, que prácticamente tiene para los visitantes más jóvenes, la misma importancia que el contenido del evento en sí mismo. Este networking, gracias al uso de herramientas tecnológicas cada vez más avanzadas, puede hacerse antes, durante y después de la feria o congreso, aumentando el alcance del evento más allá del espacio presencial. Actualmente, se puede además escoger con antelación qué stands visitar, qué contactos establecer o a qué conferencias asistir. Y así personalizar tu experiencia en el evento, para aprovechar mejor el tiempo que inviertes.

Recogida de datos

La posibilidad de obtener registros y recopilación de datos de una manera más ágil y eficaz, también se ha hecho realidad gracias al uso de herramientas digitales. En tiempo real, se puede obtener información inmediata para ir optimizando tu asistencia como expositor, o al finalizar el evento realizar análisis de los datos obtenidos, cuyos resultados serán muy útiles para tus estrategias de negocio futuras.

Inteligencia artificial como “la guinda” de la evolución de los eventos

La IA está mejorando la eficiencia de los eventos, su especialidad es buscar patrones, datos, traducir, predecir y responder preguntas mucho más eficientemente que un ser humano.

Desde el punto de vista de organizadores o expositores, la IA analiza datos de precio, accesibilidad o predice el clima para escoger el lugar adecuado de celebración. También puede actuar de filtro para seleccionar a los asistentes ideales, entre los que promocionar el evento.

Desde el punto de vista de los asistentes, la IA puede mejorar y personalizar su experiencia en el evento, realizando sugerencias basándose en sus preferencias. Los chatbots como el ChatGPT ya se han incorporado al sector de los eventos, para generar contenido y adaptarse a los intereses de los asistentes a ferias o congresos. Tanto los visitantes como los usuarios on line, sentirán que disponen de un asistente personal que responderá preguntas y mantendrá una conversación, gracias a la capacidad de aprendizaje de la IA. Todo ello reduce la interacción humana, pero a pesar de todo lo anterior, no olvidemos lo que dice Sharon Goldman de VentureBeat: “la IA no es más que programación de computadoras hecha por humanos, que combina grandes conjuntos de datos con mucho poder de cómputo y algoritmos inteligentes”.

Está claro que la tecnología y más concretamente la IA, se aplica cada vez más en ferias y congresos, teniendo un papel protagonista en la evolución del sector. Pero no debemos pensar que la interacción humana se quedará obsoleta, al contrario, la preferencia por los encuentros cara a cara está en auge. Y este auge irá en aumento, siempre que sigamos incorporando a los eventos la tecnología más innovadora, combinada con stands llamativos y espectaculares, para crear experiencias únicas.