“Estoy conectado” o “me conecto enseguida”, son dos de nuestras frases estrella en los últimos tiempos. Y todavía más en esta época de pandemia, en que los desplazamientos y el contacto físico se nos han limitado tanto. Sin embargo el Covid 19 únicamente nos ha dejado más al descubierto la gran utilidad de la tecnología en nuestro día a día, pero no olvidemos que desde hace ya unos años todos los sectores se han ido adaptando a ella, incluido el sector de las ferias y congresos (lo contrario, es decir, no aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología, sería condenarse al olvido).
¿Os acordáis sobre todo aquellos que somos “más experimentados”, por decirlo suavemente, de los eventos que se organizaban 15 o 20 años atrás? Eran fantásticos, no nos malinterpretéis!! Asistíamos a una feria o congreso con nuestra entrada, nos proporcionaban un folleto en papel donde teníamos los horarios de las charlas y el mapa de ubicación de los stands, donde podíamos encontrar sobre todo catálogos. Algunos eran bastante pesados de llevar, por no mencionar el tema del dispendio de papel para los que estamos sensibilizados con el medio ambiente, y en ocasiones también obteníamos algún obsequio. En fin, que todos hemos salido de un recinto alguna vez, cargados hasta la bandera. Y todos en alguna ocasión hemos dicho: “Ostras, al final no he podido o no me ha dado tiempo de visitar tal o cual stand”. A veces porque había mucha gente, o quizá porque teníamos que coger un vuelo y no podíamos apurar más la visita a la feria.
Pues bien, estaréis de acuerdo en que con los años esto ha ido cambiando gracias al protagonismo cada vez mayor de la tecnología. La hemos incorporado tanto en la organización, como durante la celebración y el análisis posterior al evento. Y además, no solamente no hemos dejado de lado la parte humana, porque los asistentes son lo más importante, sino que la hemos potenciado mucho más gracias a la tecnología, personalizando los contenidos y aumentando el alcance y la repercusión, ya que los asistentes comparten en sus redes sociales la experiencia, ampliando la audiencia del evento.
Hoy día, podemos decir que más que presenciales, los eventos son como mínimo híbridos, porque en casi todos los casos se combina el mundo real con el digital (webinars, streaming, asistentes virtuales…). Está claro también que los eventos totalmente virtuales también están ganando terreno, y han llegado para quedarse.
¿Cómo personalizamos el contenido y aumentamos la interacción con el asistente, desde antes de la feria o congreso?
Una herramienta básica es la App del evento, que ayuda a segmentar la audiencia recogiendo información del perfil del usuario, además de incentivar la participación mediante actividades interactivas. Además la comunicación es en tiempo real ya que todas las notificaciones se reciben al momento, desde antes hasta después del evento. La relación con los asistentes es mucho más estrecha y se ahorra tiempo, ya que cualquier cambio de horario, ubicación o noticia, se automatiza y se comunica a todos los usuarios simultáneamente.
¿Cómo seguimos aprovechando la tecnología, una vez inmersos en el evento?
Pues además de seguir usando la App, si no estamos asistiendo físicamente, podremos disfrutar contenidos “a la carta” sin límites de horario, mediante streaming. Esta tecnología nos permite ver un archivo de audio o video sin descargarlo completamente en nuestro dispositivo. O sea, olvídate de llegar tarde y perderte una conferencia, o pillarla empezada. Y si te apetece volverla a ver, puedes hacerlo cuantas veces quieras, desde donde estés.
Pero ya hemos dicho antes que los eventos híbridos combinan el mundo real con el digital, así que a lo mejor estamos en el recinto físicamente visitando la zona de stands. En ese caso, podemos aprovechar las ventajas de los códigos QR, que nos proporcionarán información adicional que no vemos a simple vista. Escaneando con nuestro móvil, obtendremos detalles de productos, servicios, etc.
Otra herramienta de la que disfrutar si estamos en el recinto ferial, puede ser la tecnología RFID o NFC, que funciona por radiofrecuencia y recopila datos de los asistentes. Para los “no entendidos”, es esa pulsera que va conectada a la App y que nos permite por ejemplo pagar una consumición, o vibra cuando pasamos cerca de un perfil afín con el que poder hacer “networking”.
No olvidemos la gran protagonista cuando estamos de visita en algunos stands (tanto para los asistentes como para los seguidores en streaming): la realidad virtual y aumentada. Esta tecnología crea experiencias sensoriales, recreando espacios que te trasladan a otros tiempos y lugares, con lo cual atrae y sorprende al público (nos podemos encontrar haciendo surf en una isla paradisíaca o visitando una ciudad lejana o incluso en otra época). A veces se incorporan también asistentes virtuales, que apoyan, resuelven dudas y guían a los visitantes.
¿Cómo ayuda la tecnología, una vez acabado el evento?
Gracias a la interacción que se ha producido, tanto previa como durante el evento, las App y otros softwares permiten recopilar una serie de datos de los usuarios y otras informaciones. Esto hará posible analizar, interpretar y comparar los datos obtenidos para evaluar los resultados del
evento, conocer mejor a nuestro público objetivo y ayudar a la hora de tomar decisiones comerciales. Por algo se dice que “la información es poder”!!
Bueno, esperamos que igual que cuando asistís a un evento, sea física o virtualmente, este post os haya servido para informaros, entreteneros y recopilar unos cuantos “datos útiles”. Continuad disfrutando de las ferias y congresos, con todas esas novedades que la tecnología seguirá aportando. Y por supuesto….no olvidéis que en rosaestudi siempre estamos conectados para cualquier cosa en la que os podamos ayudar.
