A lo largo de nuestra trayectoria en el sector de ferias y congresos, podemos estar orgullosos de haber vivido en primera línea la imparable evolución de los eventos. Todos estaremos de acuerdo, en que la experiencia sirve a todos los que integramos el sector, para implementar mejoras continuas en todos los aspectos. Sin embargo, hoy queremos hablar de un concepto que no dudamos que haya ido mejorando, pero no lo suficiente, en nuestra opinión. Nos referimos a la seguridad, que debería evitar los robos de objetos en los stands (mobiliario, audiovisuales, electrodomésticos…) sobre todo durante las horas en que el evento está cerrado al público. La falta de seguridad en estos espacios, presenta desafíos únicos que se deberían abordar de una forma efectiva, para proteger tanto los intereses comerciales de los expositores y proveedores, como la reputación del evento en general.
Factores que contribuyen a los robos en los stands
- Multitud de personas que pasan por el evento (proveedores, expositores, personal del recinto, visitantes). Tanto en el periodo de montaje, como durante la celebración o el desmontaje, la gran cantidad de personas que pasan por una feria o congreso, hace que para el ladrón sea relativamente fácil pasar desapercibido. Cualquiera puede pensar que esa persona que se lleva una TV, por ejemplo, es un proveedor que va a sustituir el aparato porque se ha roto. O si el evento ya se ha clausurado, podemos pensar que el ladrón forma parte del staff del stand y está retirando los materiales costosos, para evitar que se rompan durante el desmontaje.
- La naturaleza efímera de los eventos. Las ferias y congresos tienen una duración limitada, por tanto puede significar que las medidas de seguridad a largo plazo, como la instalación de cámaras, no sea factible. Otro hándicap es el tamaño de los espacios de exposición, que a menudo son pabellones enormes, donde es imposible cubrir todos los ángulos con cámaras o contratar suficiente personal de vigilancia para todas las áreas.
- La disposición abierta y accesible de los stands. Estas características comunes a casi todos los stands, hace que sean blancos fáciles para los delincuentes que buscan una oportunidad rápida. Los productos expuestos, ya sean muestras, dispositivos audiovisuales, electrodomésticos o mobiliario, se convierten en una opción de ganancia rápida para el ladrón.
- Falta de coordinación entre los diferentes actores. La organización del evento, los proveedores de seguridad y las autoridades locales se encuentran ante un gran desafío a la hora de coordinarse para encontrar soluciones efectivas. Sin una planificación adecuada y una comunicación clara, se hace difícil implementar medidas de seguridad cohesivas y garantizar una respuesta rápida y eficiente ante una situación de robo.
Estrategias para proteger los stands de robos o desperfectos
- Incrementa la presencia de personal de seguridad. Dedicar más recursos a personal de seguridad que disuada a los ladrones y proporcionar una presencia visible, que disminuya el riesgo de robos o desperfectos durante el montaje, la celebración y el desmontaje de los eventos.
- Implementar sistemas de vigilancia. La instalación de cámaras de seguridad y sistemas de vigilancia en áreas claves del recinto, puede ayudar a monitorear y proporcionar evidencias clave, en caso de incidentes.
- Promover la conciencia de seguridad. Educar al personal involucrado en el stand, para que tenga un detallado inventario de sus objetos y que se mantenga alerta ante comportamientos sospechosos. También es recomendable utilizar dispositivos de seguridad en el stand: cerraduras, cables de seguridad o vitrinas y almacenes con llave, para ayudar a proteger los objetos de valor.
- Colaboración con otros stands, organizadores y autoridades locales. Fomentar la comunicación entre los stands vecinos y la organización del evento, así como con la policía local, permitirá una reacción rápida y coordinada ante situaciones de emergencia como robos o desperfectos. En este punto, nos gustaría añadir la sensación de que ante el robo de algún material, la organización nos deja bastante desamparados y el proceso para reclamar u obtener alguna compensación suele ser engorroso y poco eficaz. Esto hace que generalmente desistamos, incluso a veces de informar del incidente, ya que supone una pérdida de tiempo y energía….
Nuestros deseos como proveedores de ferias y congresos
Por nuestra parte, como proveedores en ferias y congresos, nos gustaría que se diera la importancia que merece a este problema, que sufrimos todos los implicados en un stand (en unos recintos más que en otros).
- Desearíamos que durante la descarga del material para montar o desmontar un stand, no tengamos que estar sufriendo, si dejamos un momento alguna mercancía sin vigilancia, mientras hacemos viajes del stand a nuestro camión.
- Si nuestro personal sale a comer durante el montaje o desmontaje, sería ideal no tener que turnarse o guardar todo lo de valor bajo llave hasta volver de la comida.
Lo mismo desearíamos cuando por la noche nos vamos hasta continuar el trabajo al día siguiente, ya que no sería la primera vez que desaparece una silla, un porta-catálogos, una nevera o cualquier otra cosa, como una escalera de mano. Esto no solamente supone una pérdida económica, sino una dificultad logística añadida, sobre todo si estamos en otro país o en una ciudad donde sea complicado sustituir la mercancía robada.
Creemos que estos deseos se pueden extender a nuestros clientes, los expositores, que también se encuentran con el mismo problema de seguridad durante el periodo de celebración. Comparten con nosotros algunas experiencias negativas, que hacen que cuando se cierra al público, teman dejar una cafetera o hasta una planta sin protección en su stand. Por no hablar de sus productos de exposición, ya que pueden encontrarse alguna sorpresa desagradable al regresar al día siguiente, para continuar con la feria o congreso.
Por el momento, sólo podemos hacer la reivindicación y tener la esperanza de que entre todos, vayamos implementando medidas para mejorar la seguridad antes, durante y después de los eventos.
