Aquellos que somos asiduos a ferias y congresos, ya sea como montadores o como expositores, estamos muy familiarizados con lo que llamamos dossier técnico. Sí, ese manual que pude ir desde un par de páginas, hasta llegar a ser un compendio de información que requiera una buena inversión de nuestro tiempo, para empaparnos bien de todas las instrucciones, horarios, normativas, formularios…y todo aquello que afecte al evento.

Lo que podemos afirmar sin lugar a duda, es que desde que la actividad presencial ha vuelto a nuestro sector, estos manuales han ganado en grosor. ¿Por qué? Pues porque el COVID19 ha generado una serie de medidas a implementar durante el montaje, la celebración y el desmontaje de cualquier evento.

Ahora que ya llevamos unos meses de actividad ferial y parece que estas medidas van para largo, hemos pensado que os sería útil un resumen de las medidas más importantes y habituales que deberéis tener en cuenta, si pensáis asistir a una feria o congreso. Eso sí, según el país, comunidad autónoma, e incluso el recinto donde se realice el evento, os recomendamos informaros bien de las medidas concretas, ya que las exigencias pueden variar.

¿Qué tener en cuenta cuando preparamos la asistencia al evento?

  • A nivel preparativos personales, asegurarte de tener apunto tu certificado de vacunación, pasaporte Covid o como prefieras llamarlo. Así evitarás problemas en los aeropuertos, recintos…Y por supuesto, si la feria o congreso es en otro país, infórmate de App’s sanitarias específicas. Por ejemplo, cuando nuestro equipo estuvo en CPHI Milán, todos llevaban descargada en su móvil la App obligatoria para Italia.
  • A nivel preparativos del diseño para el stand, hay algunas medidas que prácticamente deberás tener en cuenta en todos los eventos y te obligarán a adaptar tu diseño para que su construcción se autorice:
    • La capacidad o aforo del stand estará limitada a 2,5m2 por persona, y la distancia de seguridad interpersonal será de 1 a 2 m. Esto implica que hay que estudiar minuciosamente la disposición del mobiliario y otros elementos, para que el espacio útil permita cumplir estas medidas en todo momento. Además, deberás justificar cómo monitorizarás y garantizarás su cumplimiento.
    • En el diseño, deberás indicar los puntos de acceso y salida del stand, para garantizar que no hay aglomeración, así como señalizar la dirección única del flujo de visitantes.
    • Los techos y cerramientos en las zonas de reunión de los stands también estarán muy restringidos, ya que se requiere la máxima circulación de aire.
    • Las mamparas transparentes serán necesarias en los puntos de atención a los visitantes. Se deberá reducir al máximo los puntos de contacto, por eso se priorizará la distribución de la información en formato electrónico, en lugar de impresa.
    • Las actividades en el stand también tendrán establecidas unas normas estrictas, entre las que destacamos las demostraciones en grupo (restringidas o prohibidas para evitar aglomeraciones). En cuanto al catering, en general se autorizará un solo proveedor oficial, todo estará empaquetado individualmente, y se establecerán unos espacios muy concretos para su consumo.

¿Qué tener en cuenta una vez “in situ”?

  • Una vez tenemos ya aprobado nuestro acceso y autorizado nuestro diseño por parte de la organización del evento, aseguraremos que nuestro proveedor para el montaje está al tanto de todas las normas durante dicho periodo, así como durante el periodo de desmontaje. El uso obligatorio de la mascarilla, mantener las distancias mínimas y la desinfección tanto de manos como de las superficies de contacto, serán requisitos comunes ya sea antes, durante, o una vez acabado el evento.
  • En nuestro stand, desde la inauguración hasta la clausura de la feria o congreso:
    • Asegurarse de que toda la señalización especial que previamente hemos presentado en el diseño, está presente. Además, nuestro staff la revisará periódicamente, y todo el personal estará bien instruido para mantener informados a los visitantes, de todas las medidas a cumplir en el stand.
    • Disponer siempre de gel hidroalcohólico (básico sobre todo en los puntos de acceso al stand).

En el almacén o armarios, disponer de productos desinfectantes para higienizar periódicamente las superficies de contacto. Es importante tener suficiente stock de estos productos y de gel hidroalcohólico para todos los días que dure el evento.

Esperamos que te hayas hecho una idea de la principales medidas Covid a tener en cuenta, y que te sea útil este resumen extraído de diferentes manuales del expositor. Está claro que estas medidas “van para largo”, así que mejor interioricemos las más generales y habituales. Lo que no podemos garantizar es cómo de estrictos serán en cada recinto, respecto a su cumplimiento, pero en cualquier caso la responsabilidad y el sentido común, siempre debe surgir de cada uno de nosotros.