Interaccionando con una audiencia más amplia, reduciendo los desplazamientos
Hace unos meses, cuando hablábamos de ferias o congresos, nos venía a la mente un evento presencial más o menos multitudinario, que podía ser local, nacional o internacional. En cualquier caso, teníamos claro que tanto si pensábamos asistir como expositores, ponentes o como visitantes, había que empezar a hacer los preparativos para tenerlo todo a punto los días que durase el evento. Ya fuese en nuestra propia ciudad, o tuviésemos que desplazarnos dentro de nuestro país, o a muchos más kilómetros de distancia, cuanto más lejos se celebrase un evento, más complicada la logística y más elevados los gastos (construcción, transporte y montaje del stand; desplazamientos, alojamientos y dietas del staff; entrega y recogida de los materiales…).
El formato híbrido ya se ha consolidado para quedarse
Las limitaciones de la pandemia y la necesidad de continuar realizando eventos para reunir profesionales e interactuar con ellos, han propiciado que se popularizase un formato de evento conocido como híbrido, el cual debido a sus ventajas ha demostrado que está aquí para quedarse e incluso acabar desplazando al formato tradicional, puramente presencial. Ya todos tenemos claro que un evento híbrido ofrece la posibilidad de socializar con el público “in situ”(cuyo volumen se reduce bastante en referencia a los eventos de formato tradicional) e interactuar con un público virtual mucho más amplio (que sin desplazarse, puede comunicarse a través de una plataforma streaming, manteniendo una interacción en tiempo real). Es importante recalcar que no se trata de hacer simplemente retransmisiones on line en vivo o en diferido de video conferencias. El formato híbrido es mucho más, ya que se equipa a la sede con la última tecnología para que la audiencia virtual perciba el evento e interactúe con los oradores, igual que los asistentes en vivo.
Un ejemplo de formato híbrido sería el XXVII Congreso Nacional de Medicina General y de Familia (SEMG), que se celebrará del 14 al 19 de Junio. Tendrá su sede presencial en el Palacio de Congresos de Palma de Mallorca, donde podrán asistir los profesionales que lo deseen hasta completar el aforo, entre el 17 y el 19 de Junio. Por tanto, serán seis días en total para un congreso digital, que se solapará con el formato presencial de las tres últimas jornadas. Además, se permitirá durante los tres meses posteriores, que las sesiones on line grabadas puedan visualizarse, salvando las diferencias horarias de los profesionales que se encuentren, por ejemplo, en Hispanoamérica, y ampliando a nivel internacional el alcance de este congreso.
Los eventos dan un paso más: el formato híbrido multisede
¿Y si a un formato híbrido, con todas sus ventajas, le añadimos que la parte presencial se fragmente en eventos más bien pequeños y repartidos en múltiples sedes, que gracias a la tecnología, se conecten entre sí? Pues tenemos el formato multisede, que nos abre a infinitas posibilidades: No solamente los ponentes y público presentes en cada sede, podrán conectarse e intercomunicarse simultáneamente, sino que también podrán hacerlo al mismo tiempo, los asistentes on-line desde cualquier punto geográfico en el que se encuentren. El impacto medioambiental de este formato híbrido y repartido en diferentes, ciudades conectadas entre sí, es muy positivo. Reduce los desplazamientos, sin perjudicar la internacionalización del evento, ni el acceso a éste de una amplia audiencia potencial.
Sin duda, se trata un formato que nos permite disfrutar de la combinación de los dos mundos (el virtual y el presencial), aprovechando las ventajas de ambos y eludiendo casi todas las limitaciones. Un recurso muy útil para grandes ferias o congresos multitudinarios, como es el caso de ISE 2021, cuya celebración estaba prevista para el próximo junio en Barcelona, pero que al adoptar este formato híbrido multisede, se repartirá en cuatro ciudades de distintos países.
ISE 2021: la mayor feria audiovisual, repartida entre 4 ciudades
La organización de la feria ISE (Integrated Systems Europe), que ya había retrasado su celebración hasta Junio, y posteriormente había cambiado su formato a híbrido, no ha querido arriesgarse a que en el último momento tuviera que cancelarse como ha sido el caso de Alimentaria; o a que muchas grandes compañías decidan no viajar hasta Barcelona y cancelen su participación en el evento, como le viene sucediendo a la edición híbrida de este año del MWC. Así que ISE ha decidido convertirse en un ejemplo de feria híbrida multisede, tratando de combinar lo mejor de un evento presencial sin grandes multitudes, con lo mejor de la tecnología, para aplicarlo en las 4 sedes en las que finalmente se ha fragmentado esta feria.
ISE 2021, cuya parte presencial iba a celebrarse íntegramente en Barcelona del 1 al 4 de junio, se repartirá ahora en 4 eventos híbridos consecutivos con distintas sedes: Barcelona (1-2 junio), Múnich (8-9 junio), Amsterdam (15-16 junio) y Londres (23-24 junio).
Cuando llegue junio, los asistentes podrán desplazarse, si lo desean, a una de estas sedes presenciales, o en este caso, puesto que las fechas no se solapan, podrían asistir de forma presencial a todas ellas. O de lo contrario, asistir presencialmente a la que más le interese y virtualmente al resto….Las combinaciones que permite el formato híbrido multisede son muy variadas y se adaptan a los intereses de cada profesional, para sacar el mayor partido al evento.
A la hora de participar en una feria o congreso:
¿Prefieres desplazarte y asistir presencialmente? ¿Te interesa más participar de forma virtual? ¿Te inclinas por una combinación de ambas, y además poder elegir si quieres viajar a mayor o menor distancia, pudiendo escoger entre distintas sedes presenciales?
